E-factureren

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage is overigens geen e-factuur.

Waarom e-factureren?

In een wereld waarin alles steeds verder wordt gedigitaliseerd is het een logische stap om ook de administratie makkelijker, sneller en efficiënter te verwerken. De manier om dit te realiseren is via e-facturen. Veel boekhoudsoftware is inmiddels in staat om op een veilige manier e-facturen uit te wisselen. Vanaf 2021 wil het Zorginstituut alle factureren in de administratie elektronisch verwerken.

Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten. Wij hechten er waarde aan dat de inkoopfacturen op een betrouwbare wijze in onze systemen terecht komen, zodat wij niet hoeven te twijfelen over de authenticiteit van het document en wij dus ook geen last hebben van spookfacturen. Hierdoor kunnen we de factuur nog efficiënter verwerken. Daarom zijn wij bereikbaar in het beveiligde e-facturatienetwerk van Simplerinvoicing. Dit is een netwerk van Europese e-facturatieproviders en financiële softwareleveranciers, geïnitieerd door de Nederlandse overheid.

Voordelen van e-factureren

De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

• Gemak. De verwerking verloopt automatisch.
• Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege.
• Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking.
• Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Wat vraagt dit van u?

Ons doel is om met ingang van 1 januari 2021 enkel e-facturen te accepteren. Om de overgang naar e-facturatie voor onze leveranciers en onszelf in goede banen te leiden, werken wij samen met het bedrijf eVerbinding.

Gemakkelijk starten met e-factureren

Bekijk welke situatie voor u van toepassing is voor het versturen van e-facturen aan het Zorginstituut.

• Kunt u al e-facturen sturen via Simplerinvoicing of PEPPOL?
  Dat is perfect. Pas onze ontvangstvoorkeuren voor nieuwe facturen aan. Als uw software er om vraagt: wij zijn bereikbaar op het volgende e-facturatieadres: NL:KVK:34340664

• Kunt u nog geen e-facturen versturen, maar maakt u wel gebruik van standaard financiële software?
  Heel veel financiële software hebben veilig elektronisch factureren al standaard ingebouwd. Kijk op de website eVerbinding-koppelingen en controleer of uw pakket hiertussen staat. Of vraag ernaar bij uw softwareleverancier. U kunt dan in een paar stappen elektronisch factureren.

• Kunt u nog geen e-facturen versturen, maar kunt u een UBL factuur sturen?
  UBL (Universal Business Language) is het standaardformaat voor elektronisch factureren. Het is een XML-bestand dat speciaal is uitgedacht voor facturen. Als u wel een UBL kunt meesturen via e-mail, dan is dat een mooie eerste stap. Wij ontvangen deze berichten graag op ons centrale e-mailadres. Indien dit niet bekend is bij u kunt u dat bij ons team Financiën opvragen.  
• Kunt u nog geen e-facturen versturen, maar wilt u gebruikmaken van gratis online factureren?
  Onze provider eVerbinding biedt een gratis online e-facturatietool aan voor het eenvoudig  verzenden van e-facturen. Hiervoor kunt u zich online aanmelden op de website eVerbinding-aanmelden.

Vragen?

Via de supportwebsite van eVerbinding kunt u bekijken wat u moet doen om uw facturen om de juiste wijze elektronisch bij ons aan te leveren. Voor vragen kunt u contact opnemen met de helpdesk van eVerbinding. Zij zijn te bereiken op telefoonnummer 088 - 440 66 33.